Omgaan met conflicten bij werken op afstand kan soms een hele uitdaging zijn. Aangezien uw medewerkers niet bij u zijn, kan het heel lastig zijn om aandachtig naar klachten te luisteren en conflicten te klaren Hoe moet u de echtheid van de zaak beoordelen? Hoe kunt u een conflict beheren en oplossen op een manier die geen van de medewerkers kwetst en de gezonde werkcultuur van uw digitale werkplek in stand houdt?

Het managen van teams op afstand is een hele klus op zich en dus hebben we de neiging om verschillende kleinere teams binnen één team te hebben. Belangrijk is iedereen bij elkaar te brengen en op één lijn krijgen en houden. Regelmatige vergaderingen helpen om iedereen op de hoogte te houden met betrekking tot het werk. En toch merken we in de praktijk dat er snel misverstanden ontstaan, zaken niet volledig of duidelijk genoeg werden overgebracht, of dat collega’s niet op eenzelfde pagina zitten. En dat is een voedingsbodem voor fricties en conflicten.

Luister en begrijp beide kanten

Wanneer u geconfronteerd wordt met conflicten bij werken op afstand, is het als leidinggevende aangewezen om geduldig te luisteren. En naar beide kanten te luisteren. Zelfs als de andere kant je niet benadert of zich niet verdedigt, zelfs als ze niet op de hoogte zijn van de klacht die tegen hen is ingediend, moet je toch vragen wat ze erover te zeggen hebben?

Als de uitwisseling van informatie online zal verlopen, is het aangewezen met elke persoon individueel een één-op-één videosessie te houden. Als u het gepast en nodig acht kan uiteraard ook een externe bemiddelaar worden ingeschakeld. Afhankelijk van de aard en escalatie van het conflict kan het immers aangewezen zijn een onafhankelijke, neutrale derde, een erkend bemiddelaar, het conflict te helpen klaren.

Onderzoek de situatie

Geloof niet zomaar wat u hoort. Onderzoek het in plaats daarvan. Liegen is gemakkelijker op afstand, voor het scherm. Wanneer u geconfronteerd wordt met conflicten bij werken op afstand, doe dan uw best om tot de kern door te dringen. Spoor op wat er gebeurd is en wat niet. Ga op zoek naar de feiten. Ga na wat er beweerd wordt.  Als al het andere faalt, controleer dan hun vroegere gedrag op het werk. Bekijk hun niveau van oprechtheid, integriteit en eerlijkheid met betrekking tot het werk. Het zal veel onthullen over hun moraal, persoonlijkheid en voorkeuren.

Stel zaken niet uit

Snel handelen is de boodschap. Het is een extra element bij het omgaan met conflicten bij werken op afstand. U kunt de zaak niet parkeren voor later want dat zal de kwestie nog verder verslechteren. Een snelle opvolging en doordachte aanpak is aangewezen. Waarom? Omdat werken op afstand al te ver weg voelt. Elke vertraging van uw kant kan de betrokken medewerkers ongeduldig of zelfs boos maken. En dat zal onvermijdelijk de prestaties slecht beïnvloeden.

Het managen en oplossen van conflicten bij werken op afstand kan een uitdagende taak zijn. Als het jou als leidinggevende even zelf niet meer lukt om met engelengeduld achterover te leunen en te luisteren, denk dan aan het inschakelen van een erkend bemiddelaar. Het inbrengen van een neutrale, onafhankelijke en onpartijdige derde met ervaring in conflictoplossing, kan de meest effectieve manier zijn om conflicten bij werken op afstand te klaren.

Aarzel niet contact op te nemen met Hilde Celeste De Jonge van De Ronde Tafel Bemiddeling