Misschien herkent u één van volgende conflicten in het bedrijf : twee vennoten zijn het oneens over de beste manier om hun bedrijf te ontbinden. Of een medewerker beschuldigt zijn voormalige werkgever ervan hem te ontslaan wegens discriminatie. Of een bedrijf beschuldigt een ander bedrijf van octrooi-inbreuk.

Veronderstel dat in de drie gevallen de betrokkenen er onderling niet zijn in geslaagd om zelf tot een oplossing te komen. Dan is er nood aan hulp van buitenaf om de zaken op te lossen.  Voor het oplossen van conflicten in het bedrijf zijn er verschillende mogelijkheden.

Bemiddeling bij conflicten in het bedrijf

Het doel van bemiddeling is dat een neutrale derde partij de partijen helpt om zelf tot een uitweg te komen. In plaats van een oplossing op te leggen, werkt een erkend bemiddelaar met de betrokken partijen samen om de onderliggende belangen die aan hun standpunten ten grondslag liggen te onderzoeken. Bemiddeling kan effectief zijn om partijen in staat te stellen hun gevoelens te luchten en hun grieven volledig te onderzoeken. De bemiddelaars werken met de partijen samen en soms afzonderlijk, en proberen hen te helpen een duurzame oplossing uit te werken.  Een lijst met Erkende Bemiddelaars is te vinden op de website van de Federale Bemiddelingscommissie

Arbitrage bij conflicten in het bedrijf

Bij arbitrage fungeert een neutrale derde partij als rechter die verantwoordelijk is voor het oplossen van het geschil. De arbiter luistert naar de argumenten van beide partijen en presenteert relevant bewijsmateriaal, en neemt vervolgens een bindende beslissing. De partijen kunnen over vrijwel elk aspect van het arbitrageproces onderhandelen, met inbegrip van de vraag of er advocaten aanwezig zullen zijn en welke normen voor bewijsvoering zullen worden gehanteerd. Arbiters nemen beslissingen die doorgaans vertrouwelijk zijn en waartegen geen beroep mogelijk is. Net als bemiddeling is arbitrage over het algemeen minder duur, tijdrovend en slopend dan procesvoering. Cepani is een toonaangevende organisatie aangaande arbitrage en bemiddeling in zakelijke context.

Procesvoering bij conflicten in het bedrijf

Bij de meest bekende vorm van geschillenbeslechting, een gerechtelijke procedure, staat een gedaagde tegenover een eiser voor een rechter. De rechter is verantwoordelijk voor het afwegen van het bewijsmateriaal en het doen van een uitspraak. Informatie die tijdens hoorzittingen en rechtszaken wordt verstrekt, komt gewoonlijk in het openbaar dossier terecht. Advocaten ondersteunen hun cliënten tijdens tijdens een lange, kostbare periode van vooronderzoek, voorbereiding en procesvoering.

Kies de juiste bemiddelaar

Wanneer spanningen, fricties en onenigheden escaleren tot een conflict, begrijpen de meeste managers de waarde van het inschakelen van een Erkend Bemiddelaar voor professionele hulp bij de zaak. De vraag wie in te huren, is echter minder duidelijk. Wat voor expertise moet uw mediator hebben en waar moet u hem of haar zoeken? Om te beginnen : kies voor een Erkend Bemiddelaar. Deze is gekwalificeerd en voldoet aan de strikte voorwaarden zoals gesteld door de Federale Bemiddelingscommissie.

Er zijn een aantal bronnen die handig zijn bij het zoeken naar de gepaste bemiddelaar.

  • De lijst van erkende bemiddelaars opgesteld door de Federale Bemiddelingscommissie is het meest volledig
  • De website uwbemiddelaars.be heeft een lijst van  Erkende Bemiddelaars die effectief actief werkzaam zijn
  • Specifiek voor zakelijke bemiddelingen, kan u ook terecht op de website van Cepani

Belangrijk te onthouden is dat, naast de achtergrond en opleiding, de meest competente bemiddelaars hun succes te danken aan de focus op drie belangrijke gebieden, die veeleer ontastbaar zijn : rapport, creativiteit en geduld.

Rapport

De bemiddelaars waren het erover eens dat de belangrijkste vaardigheid van een succesvolle bemiddelaar het vermogen is om een verstandhouding te ontwikkelen – een relatie van begrip, empathie en vertrouwen – met elk van de partijen in het geschil. Een goede verstandhouding moedigt de betrokkenen aan om open met de bemiddelaar te communiceren. Hierdoor verkrijgt de bemiddelaar de informatie die hij nodig heeft om tot een voor beide partijen aanvaardbare regeling te komen. Een goede verstandhouding is essentieel voor het opbouwen van het vertrouwen dat nodig is om de partijen hun belangen, prioriteiten, angsten en zwakke punten te laten delen. Open communicatie in een klimaat van veiligheid is vaak de sleutel tot een oplossing voor het conflict. In bemiddeling durven partijen te vertellen wat ze voorheen niet durfden of konden inbrengen.

Creativiteit

Een ander belangrijk talent van succesvolle bemiddelaars is creativiteit of het vermogen om nieuwe oplossingen te bedenken. Dit vermogen komt duidelijk voort uit een focus op de belangen. Door de belangen van elke partij te begrijpen, kan een bemiddelaar de aanzet geven tot het bedenken van creatieve oplossingen bedenken die voor elke partij bevredigend zijn. Om uit het conflict te geraken, is het van vitaal belang om nieuwe manieren te bedenken om met problemen om te gaan.

Geduld

Het is ook belangrijk dat de bemiddelaar geduldig is en de partijen de tijd geeft die ze nodig hebben om emoties en ideeën volledig te uiten. Het erkennen van gevoelens, percepties en kwetsuren is essentieel. Deze cruciale stap overslaan zal een betekenisvolle en duurzame oplossing in de weg staan. Alle kiezelsteentjes moeten uit de schoenen.

Informeel of gestructureerd verloop?

In vergelijking met andere vormen van geschillenbeslechting kan bemiddeling een informeel, improviserend gevoel hebben. Toch gaat het wel degelijk om een gestructureerd proces, dat in verschillende stappen verloopt :

Plannen. Voor de bemiddeling begint, helpt de bemiddelaar de partijen te beslissen waar ze elkaar zullen ontmoeten en wie aanwezig zal zijn. Elke partij kan advocaten, collega’s en/of familieleden in zijn team hebben, afhankelijk van de context. Belangrijk is wel dat iedereen die de bemiddeling bijwoont, het bemiddelingsprotocol mede ondertekend. De vertrouwelijkheidsclausule dient te allen tijde te worden gerespecteerd, ook door ondersteunende personen.

Inleiden : met de partijen samen in dezelfde ruimte, stelt de mediator de deelnemers voor, schetst het bemiddelingsproces, en legt de basisregels uit. Samen met de partijen brengt de bemiddelaar het doel voor de bemiddeling in kaart. Bijvoorbeeld om de partijen te helpen overeenstemming te bereiken over de geschilpunten en hun relatie te verbeteren.

Het effectieve bemiddelen

Pendelen : na de inleiding van de bemiddelaar krijgt elke partij de gelegenheid om zonder onderbreking haar visie op het geschil uiteen te zetten. Naast het beschrijven van de kwesties die volgens hen op het spel staan, kunnen zij ook de tijd nemen om hun gevoelens te uiten.

Verbinden : Nadat beide partijen hun openingsopmerkingen hebben gemaakt, staat het de bemiddelaar en de geschilpunten vrij om vragen te stellen met het doel een beter inzicht te krijgen in de behoeften en zorgen van elke partij. Omdat de partijen vaak moeite hebben om naar elkaar te luisteren, treden de bemiddelaars op als vertalers, herhalen zij wat zij hebben gehoord en vragen zij om verduidelijking indien nodig. Als de partijen in een impasse raken, stellen de bemiddelaars een diagnose van de obstakels die op hun weg liggen en proberen zij de discussie weer op gang te krijgen.

Caucuses. Als de emoties hoog oplopen tijdens een gezamenlijke sessie, kan de bemiddelaar de betrokkenen uitnodigen tot individuele gesprekken of caucuses. De bemiddelaar onderlijnt opnieuw dat de informatie die zij in de caucus delen vertrouwelijk zal blijven. De belofte van vertrouwelijkheid kan de partijen aanmoedigen om nieuwe informatie over hun belangen en zorgen te delen.

Onderhandelen : Op dit punt is het tijd om te beginnen met het formuleren van ideeën en voorstellen die tegemoet komen aan de kernbelangen van elke partij. De bemiddelaar kan de onderhandeling leiden met alle partijen in dezelfde ruimte. Of zij kan  “pendeldiplomatie” beoefenen, waarbij hij heen en weer beweegt tussen de teams en ideeën, voorstellen en tegenvoorstellen verzamelt.

Tot slot

Ongeveer 80% van bemiddelingen leidt tot een oplossing. Afhankelijk van de complexiteit van de problemen kan een bemiddeling slechts enkele uren duren. Soms kan het ook dagen, weken of maanden duren om tot een oplossing te komen. Sommige oplossingen zullen echt “win-win” zijn; andere zullen voor één of beide partijen maar ternauwernood aanvaardbaar zijn. Maar beter dat, dan het vooruitzicht van een voortdurende strijd of een rechtszaak. Als de partijen tot overeenstemming komen, zal de bemiddelaar de voorwaarden schetsen en eventueel een ontwerpovereenkomst opstellen. Als u er niet in slaagt tot overeenstemming te komen, vat de bemiddelaar samen waar u bent gebleven. En wat alternatieven voor een niet-schikking zijn.

Voor meer informatie omtrent het oplossen van conflicten in het bedrijf, neem contact op met De Ronde Tafel Bemiddeling, Hilde Celeste De Jonge, Erkend Bemiddelaar in Sociale en Handelszaken

hilde@de-ronde-tafel.be

0478 88 66 09