Een conflict op het werk is storend voor de omgeving waar de collega’s werken en schadelijk voor de arbeidsverhoudingen. Omdat wat we doen voor de kost een grote rol speelt in hoe we onszelf zien, zijn meningsverschillen op het werk zeer uitdagend voor de betrokkenen. Na verloop van tijd kan dit leiden tot schijnbaar hardnekkige problemen die de efficiënte werking van de organisatie verstoren, waarbij de ruziemakers elkaar de schuld geven van “het probleem”. Klachten- en tuchtprocedures worden vaak ingeroepen om deze geschillen op te lossen, maar kunnen ‘het probleem’ verergeren. Geschillen op de werkplek worden meestal opgelost door informele afspraken die waarschijnlijk niet juridisch bindend zijn. Zij zijn eerder bedoeld om de arbeidsverhoudingen te herstellen dan rechten en verplichtingen te scheppen.

Een arbeidsconflict daarentegen is een geschil waarbij de kwestie van wettelijke rechten meer op de voorgrond staat, en het resultaat bedoeld is om wettelijk afdwingbaar te zijn. Dit kan de beslechting van een vordering inhouden, die aan een arbeidsrechtbank kan worden voorgelegd. Het is duidelijk een conflict op het werk, indien dit niet wordt opgelost, kan leiden tot een arbeidsgeschil waarbij een of meer van de partijen een rechtsmiddel zoekt via de rechtbank.

Werkgevers, vaak via het HR-team, kijken naar bemiddeling als een oplossing voor hardnekkige problemen op de werkplek, met het oog op het herstellen van een harmonieuzere omgeving en, mogelijk, het vermijden van juridische geschillen.

Hoe een conflict op het werk ontstaat

Een breuk in de relatie tussen een lijnmanager en een werknemer die aan hem rapporteert. Collega’s die het niet eens zijn over de manier waarop zij samenwerken. Conflicten tussen verschillende groepen of afdelingen binnen een organisatie. Gevoelens van gebrek aan respect en beschuldigingen van onbeleefdheid. Bezorgdheid van een werknemer dat hij oneerlijk is behandeld in verband met salaris of promotie. Allemaal voorbeelden van hoe een conflict op het werk ontstaat.

Er kan ook een conflict op het werk ontstaan over zaken die, als ze niet worden opgelost, kunnen leiden tot vorderingen bij de rechtbank, zoals bijvoorbeeld in geval van discriminatie, pesten en intimidatie, contractbreuk, oneerlijke behandeling in verband met wettelijke arbeidsrechten of grensoverschrijdend gedrag.

Problemen op het werk kunnen meestal worden opgelost door tijdig te overleggen. Bemiddeling biedt een extra manier waarop gesprekken kunnen plaatsvinden om oplossingen te vinden zonder dat zaken escaleren. Zodra een geschil een win/verlies-probleem wordt is en men zoekt naar een opgelegde uitkomst, hetzij intern of extern, is er meestal geen weg meer terug.

Bemiddeling bij conflicten op het werk wordt meestal gespreid over meerdere dagen met sessies van ongeveer één tot twee uur. Deze sessies kunnen virtueel, telefonisch of in persoon plaatsvinden, of een combinatie van beide.

De reden om te kiezen voor een reeks gefaseerde en kortere afspraken is dat er bij geschillen op het werk vaak veel emoties zijn, die zich uiten in woede, wantrouwen, wrok en zelfs angst. Daarom is het belangrijk dat het proces zo wordt opgezet dat relaties en vertrouwen langzaam en duurzaam kunnen worden opgebouwd of opnieuw opgebouwd.

Hoe bemiddeling bij een conflict op het werk aanpakken?

Ten eerste is het belangrijk om na te gaan is of de betrokkenen het doel van de bemiddeling en hun rol daarin begrijpen? Het gaat erom met hen samen te werken en hen niet iets op te leggen dat hen “wordt aangedaan”. Geïnformeerde toestemming is de sleutel. De partijen moeten begrijpen hoe de bemiddeling zal werken, wat er van hen verwacht wordt en wanneer ze aan het proces deelnemen. De bemiddelaar zal hen tot niets dwingen.  bemiddelaar.

Een vraag die zich kan stellen is de plaats van de bemiddeling in de formele tucht- en klachtenprocedure van de werkgever. Begrijpen de partijen dit? Vaak zal bemiddeling een “informele” optie zijn wanneer daar in deze procedures naar wordt verwezen, zonder verplichting om deel te nemen en zonder vooroordeel over het recht om formele procedures te volgen. In het algemeen zijn er ten minste drie partijen bij betrokken: twee personen met een geschil en de “opdrachtgevende” werkgever die de bemiddeling wil opzetten. Hoe zal de relatie tussen deze drie en de bemiddelaar zijn? Afspraken over vertrouwelijkheid staan hierbij centraal, met name in verband met wat aan de opdrachtgever, de werkgever, kan worden gerapporteerd. De grondslagen van het proces zijn van wezenlijk belang voor het bereiken van een succesvol resultaat.

Waarop letten?

Het vermogen om een conflict op het werk op te lossen ligt mogelijk niet alleen in de handen van de partijen. Het is mogelijk dat men soms anderen dient te raadplegen om een voorgestelde oplossing werkbaar te maken. Hoe kan men dit, indien überhaupt mogelijk, regelen?

Hoe moet de bemiddelaar worden gekozen? In sommige organisaties bestaat een panel van interne bemiddelaars, bestaande uit andere werknemers van een organisatie. Is een interne of externe bemiddelaar meer geschikt?

Welke informatie wordt aan het begin aan de bemiddeling verstrekt en door wie? Het is onwaarschijnlijk dat er in een arbeidsconflict enorme bundels documenten zijn. Wel kan het de bemiddelaar helpen om achtergrondinformatie te hebben over de organisatie, haar structuur, cultuur en andere dergelijke relevante informatie.

Indien u als werkgever op een bepaald punt niet zeker bent, raadpleeg dan zo vroeg mogelijk een Erkend Bemiddelaar. Deze zal het best in staat zijn om elementen van het proces te helpen uitleggen. Of om de bezorgdheid van de partijen weg te nemen.

Wie is bij de bemiddeling betrokken?

Het antwoord hierop lijkt voor de hand te liggen. De mensen die betrokken zijn bij de kwestie. Maar er kan meer aan de hand zijn dan op het eerste gezicht lijkt. Wanneer collega’s het oneens zijn, kunnen de meningsverschillen gevolgen hebben voor een groter deel van het personeel.

Elke oplossing kan vereisen dat nieuwe werkregelingen door anderen in de organisatie worden goedgekeurd. Flexibiliteit is van cruciaal belang. Dit zowel wat het proces betreft als ten aanzien van wie eventueel bij de besprekingen moet worden betrokken. Een voordeel van online bemiddeling is dat niet iedereen de hele tijd bij de vergadering aanwezig hoeft te zijn. Men kan deelnemen wanneer dat nodig is. Dit maakt een grotere flexibiliteit mogelijk maakt.

Men denkt ook beter zorgvuldig na over de rol van HR. Is het wenselijk dat iemand van HR al dan niet deelneemt om te helpen bij de dialoog. Voorts zou er ruimte kunnen zijn voor een “ondersteuner” om de bemiddeling bij te wonen. Dit is iemand die een partij op de dag zelf kan ondersteunen. Dat kan iedereen zijn, van een vakbondsvertegenwoordiger tot een vriend of familielid. Men bespreekt dit wel van tevoren worden met name in verband met de vertrouwelijkheid en de implicaties daarvan.

Omgekeerd kunnen er gevallen zijn waarin het beter zou zijn als HR een stapje terug zou doen. Dit is meestal het geval van aodra de bemiddeling eenmaal begonnen is.

Voor meer informatie, neem contact op met Hilde Celeste De Jonge, zij staat u graag te woord

hilde@de-ronde-tafel.be