Conflicten in de bestuurskamer

/Conflicten in de bestuurskamer
Conflicten in de bestuurskamer2020-11-09T20:36:31+01:00

Conflicten in de bestuurskamer zijn quasi onvermijdelijk. Een performante Raad van Bestuur is samengesteld uit een diverse groep van competente bestuurders die debatteren over verschillende kwesties en streven naar een collegiale besluitvorming, idealiter via consensus. Een Raad van Bestuur waar nooit conflict of enigheid ontstaat, is ofwel inactief ofwel onoplettend. Evenwel, als er niet goed wordt omgegaan met conflicten in de bestuurskamer, kunnen deze snel escaleren. Met ernstige gevolgen voor het bedrijf en de verschillende belanghebbenden, op korte of langere termijn.

Spanningen en conflicten in de bestuurskamer komen het meeste voor rond de financiële, structurele of procedurele werking van de organisatie. Een andere belangrijke haard van conflicten is het persoonlijke gedrag of de houding van één of meerdere bestuurders. Geschillen worden meestal opgelost door interne onderhandeling  of interne bemiddeling. Spijtig genoeg blijven ze vaak onaangeroerd. Men hoopt dat door het conflict te vermijden het ook voorbij zal gaan. Het moeilijkste aspect van het oplossen van conflicten is het omgaan met emoties.

Elk conflict vraagt om aanpak

Conflicten in de bestuurskamer hebben betrekking op de bevoegdheden en acties van de raad van bestuur. Of over het falen ervan, of het weigeren om op te treden. Deze conflicten kunnen ontstaan ​​tussen de raad van bestuur en de aandeelhouders of tussen bestuurders en uitvoerend management. Het kan ook gaan om problemen tussen de bestuurders onderling of tussen de raad en andere belanghebbenden. De lijst met mogelijke bronnen van conflict is legio en omvat vaak kwesties die verband houden met het bedrijf zelf, zoals strategische prioriteiten of controle.  Ook benoeming van nieuwe bestuurders of meningsverschillen omtrent opvolging kunnen aanleiding geven tot conflicten. Ongeacht de bron ervan, elk conflict vraagt betrokkenheid en actie van de raad van bestuur.

Conflicten in de bestuurskamer zijn van een andere aard dan de ‘klassieke’ bedrijfskwesties. Bij een geschil over een handelscontract, een arbeidsvordering of een commerciële kwestie is het bedrijf betrokken als een entiteit.  Dergelijke geschillen zijn onderdeel van ondernemen en zaken doen. Deze liggen op het bord van het uitvoerend management om deze op te lossen.

Duidelijke rollen vermijden conflicten

Het is de taak van het bestuursorgaan om praktijken van goed bestuur op te zetten en stappen te ondernemen om het risico van het ontstaan ​​van conflicten te beperken. Een eerste stap hierin is het duidelijk stellen van de rollen van het bestuur en management. Het niet begrijpen of duidelijk articuleren van deze verschillende rollen kan tot conflicten leiden.  Het is vooral schadelijk voor besturen of bestuurscommissies om hun rol uit te breiden naar de bevoegdheid van het management. ‘Nose in, fingers out” is het adagio.

Evenzo moet het management zijn rol en die van de board goed begrijpen; anders kunnen bestuursvergaderingen worden overheerst door routinematige of irrelevante zaken die eigenlijk bestemt zijn voor het management.  Er kunnen ook hiaten ontstaan ​​in gebieden waarvan de raad van bestuur van mening is dat die deel uitmaken van de verantwoordelijkheid van het management. En waarvan het management veronderstelt dat het bestuur deze behandelen.  Allemaal voer voor mogelijke conflicten.

Een adequaat mechanisme van conflictoplossing

De kans op conflicten in de bestuurskamer is groot. Het is een belangrijke bestuurdersplicht om te vragen: beschikken wij over een adequaat mechanisme om conflicten op te lossen? Bij het tot stand komen van zakelijke relatie in de vorm van een contract, is altijd een clausule van geschillenbeslechting voorzien. Dit kan bijvoorbeeld inhouden eerst bemiddeling in te zetten, en pas in tweede instantie arbitrage of een gerechtelijke procedure. Ook in de corporate governance arena geldt de vraag van beleidskeuze voor het omgaan met conflicten. Kan hetzelfde beleid van toepassing zijn op beide? Hoewel het bestuur betrokken is bij beide types geschillen, kan het bepalen dat, om zakelijke of tactische redenen, externe geschillen anders dienen te worden behandeld dan interne.

Alternatieve geschillenbeslechting

ADR of alternatieve geschillenbeslechting gaat over een reeks van vrijwillige en minnelijke procedures om conflicten sneller op te lossen, vaak tegen lagere kosten dan bij traditionele gerechtelijke procedures. Gerechtelijke procedures kunnen zeer schadelijke effecten hebben op prestaties, reputatie en de waarde van het bedrijf. Alternatieve geschillenbeslechting maakt een minnelijke schikking mogelijk zonder dat dit openbaar wordt gemaakt, niet onbelangrijk voor de bestuurders en het bedrijf.

De zogenaamde ‘’ADR-procedures omvatten onderhandeling, bemiddeling en arbitrage.

  • Onderhandelen is een interactief proces waarin twee of meer partijen met verschillende belangen proberen in te stemmen met een betere uitkomst of oplossing dan een partij op zichzelf zou kunnen
  • Bemiddeling is een vrijwillig, vertrouwelijk proces waarin een gerespecteerde onpartijdige derde partij (bemiddelaar) de partijen actief ondersteunt bij het zoeken van oplossingen voor het conflict. Bij bemiddeling houden de partijen de regie volledig zelf in handen, zij werken samen naar een overeenkomst, die door beide partijen wordt gedragen. Als dit tot stand komt onder begeleiding van een Erkend Bemiddelaar, kan de bereikte overeenkomst worden gehomologeerd door de rechter. Daardoor krijgt de overeenkomst de daadkracht van een vonnis en kan afgedwongen worden als een contract.
  • Arbitrage is een vrijwillig gekozen procedure door partijen die een geschil willen beslechten door een onpartijdige arbiter die bepaald is door wederzijdse selectie. Dat partijen spreken op voorhand af dat de beslissing van de arbiter, gebaseerd op de diepgaand onderzoek van de zaak, definitief en bindend is.

Kiezen voor bemiddeling

Bemiddeling of mediatie wordt meer en meer gebruikt als methode van alternatieve geschillenbeslechting. Bemiddeling is een constructieve aanpak om conflicten op te lossen. De wederzijdse belangen worden aan het oppervlak gebracht, de partijen worden aangemoedigd de kwestie vanuit verschillende hoeken te bekijken en werkt op het verbeteren van de onderlinge relaties. Bemiddeling maakt het de partijen mogelijk de onderhandelingen te hervatten. Of om onderhandelingen op te starten, waarbij oplossingen worden gezocht gebaseerd op belangen eerder dan posities. Bemiddelen kan ook helpen om tot goede afspraken te komen bij implementatie en toezicht.

Voordelen van bemiddeling

Mediatie of bemiddeling biedt volgende voordelen:

  • Kosten: transactiekosten zijn aanzienlijk lager dan die van arbitrage.
  • Snelheid: het proces kan starten zodra de partijen het eens zijn tot bemiddeling. Dit duurt zelden langer dan een paar dagen. Ervaren mediators schatten dat zelfs complexe bestuurderszaken doorgaans niet langer dan vijf dagen duren om op te lossen.
  • Kwaliteit: Bemiddelaars kunnen worden geselecteerd op basis van hun vaardigheden, hun vakgebied hun ervaring en erkenning.
  • Voorspelbaarheid: er worden geen beslissingen opgelegd van buitenaf, de partijen werken zelf de oplossing uit. De bemiddelaar begeleidt het proces, er zijn achteraf geen verrassingen.
  • Controle: de partijen zijn eigenaar van het geschil en ontwerpen samen hun oplossing.
  • Flexibiliteit: de partijen kiezen hun bemiddelaar, en hoe ze de procedure willen opzetten, inclusief de timing en de locatie.
  • Vertrouwelijk: de inhoud van de bemiddeling en informatie uitgewisseld blijft vertrouwelijk, en komt niet in de openbaarheid, tenzij de partijen daar samen anders over beslissen.
  • Beperkt risico: partijen hoeven zich niet te schikken. Bemiddeling is vrijblijvend, en elke partij kan deze om het even welk moment stopzetten. Ze kunnen desgewenst een andere vorm van geschillenbeslechting opstarten, of naar de rechtbank stappen.
  • Afdwingbaarheid: een Erkend Bemiddelaar kan de bemiddelingsovereenkomst via homologatie laten bekrachtigen
  • Perspectief: partijen krijgen een meer objectief en losstaand perspectief op hun posities voordat hun standpunten versterken en de gevechtslinies worden getrokken (wat het bereiken van een resolutie moeilijker maakt) Verder kunnen ook de omstandigheden gewijzigd zijn tegenover toen het conflict zich voordeed. En kan een tussentijdse stand van zaken worden opgemaakt

Interne of externe bemiddelaar?

Bemiddeling is flexibel en geeft de partijen controle zowel over het proces als over de uitkomst van het geschil. De partijen zijn eigenaar van hun geschil én eigenaar van de oplossing. Daardoor past mediatie of bemiddeling past bijzonder goed bij de bestuurskamer.

Het raad van bestuur moet zich afvragen: wie neemt de leiding over het beheren en implementeren van een conflictstrategie en -beleid? De voorzitter, een committee, de CEO, of eventueel een senior executive, meestal HR, kan deze verantwoordelijkheid opnemen. Zodra de strategie is ontwikkeld, het is belangrijk te bepalen wie de rol kan invullen van r / bemiddelaar voor verschillende soorten conflicten die mogelijks kunnen ontstaan. Niet iedereen is een getalenteerde bemiddelaar, is getraind in geschillenbeslechting, of bereid is bereid daar een leidende rol te spelen in te spelen.

De raad van Bestuur moet ervoor zorgen dat zijn vaardigheidsprofiel de juiste mix van expertise bevat en mogelijkheden om geschillen over goed bestuur gepast aan te pakken, inclusief een of twee mensen die kunnen optreden als een bemiddelaar indien nodig.

De beste oplossing is om potentiële problemen op te sporen wanneer ze zijn klein – en ze op te lossen voordat ze escaleren. In veel situaties zullen bestuurders bezorgdheden uiten en aandringen op het aanpakken van een mogelijk geschil in een vroeg stadium. De board kan ook een beroep doen op een externe bemiddelaar. Deze kan ondersteuning bieden bij het toepassen en uitvoeren van de conflictstrategie van het bedrijf.

Vaardigheden van een effectieve bemiddelaar

De vaardigheden van een effectieve bemiddelaar bij conflicten in de bestuurskamer, onafgezien of die al dan niet extern is, zijn :

  • Onpartijdig en onafhankelijk
  • toegewijd en discreet
  • Verantwoordelijk en geduldig
  • boezemt vertrouwen in
  • Actieve luisteraar
  • Onbevooroordeeld
  • Consensusbouwer
  • Inzicht in de dynamiek van geschillen en resoluties

En dit alles in combinatie met de kernvaardigheden van een goed bestuurder :

  • Geen gevestigde belangen
  • Kennis van het kader van corporate governance
  • Kennis van best practices van corporate governance
  • Gerespecteerd
  • Strategisch
  • Leiderschap
  • Bestuurservaring
  • goed begrip van de kwestie waarover een conflict is

Bepalend bij het kiezen tussen een interne of externe corporate governance bemiddelaar, is de vraag wie het meeste vertrouwen en comfort biedt aan de partijen betrokken bij het geschil.

Bestuurders kiezen er doorgaans voor om hun geschillen achter gesloten deuren te behandelen. Intern zijn doorgaans de voorzitter of een voorzitter van een commissie het beste geplaatst om die rol op te nemen. De voorzittersrol is van nature gepositioneerd om consensus te bereiken, conflicten te voorkomen en te streven naar een goede oplossing van geschillen.

Externe bemiddelaars kunnen zijn een Erkende Bemiddelaar, een adviseur of een arbiter. Zelfs al heeft een bestuur een sterke interne bemiddelaar in zijn gelederen, dan nog kan het nuttig zijn om externe professional expertise op het gebied van geschillenbeslechting in te schakelen. Naast het helpen van het bestuur om een effectieve strategie en beleidsprincipes voor geschillenbeslechting, kunnen onafhankelijke derde resolutiedeskundigen geschillen helpen voorkomen of oplossen door het faciliteren van discussies buiten de vaste bestuursvergaderingen, zoals bijvoorbeeld de jaarlijkse off-site meeting.

Kiezen voor een externe bemiddelaar

Een externe professionele bemiddelaar kan ook wenselijk zijn om te bemiddelen tussen het bestuur en externe stakeholders. Ongeacht hoe goedbedoeld of objectief een bestuurder ook mag zijn,  het is onwaarschijnlijk dat externe belanghebbenden hierin voldoende vertrouwen hebben, juist omdat hij of zij een bestuur is lid en mogelijk een deel van het probleem.

Voor meer informatie en mogelijkheden voor het werken met een externe bemiddelaar, neem contact op met Hilde Celeste De Jonge van De Ronde Tafel Bemiddeling.

Hilde heeft ruime ervaring in leidinggevende functies in binnen-en buitenland. Zij behaalde een Guberna certificaat van bestuurder en genoot een opleiding Leadership & Negotiation aan e Harvard Law School.

Verder is ze Erkend Bemiddelaar.

hilde@de-ronde-tafel.be of 0478 88 66 09

 

 

Deze website gebruikt cookies en third party plug-ins Ok