De Code Buysse III bij conflicten stuurt erop aan om kwesties tussen familieleden openlijk te bespreken. De familie dient aanhoudende conflicten snel en adequaat worden op te lossen. Het kan aangewezen zijn hiervoor een externe bemiddelaar aan te stellen.
Goed bestuur houdt in dat duidelijke structuren en adequate procedures helpen om conflicten gepast aan te pakken. En tevens zoveel mogelijk trachten te voorkomen. In deze context benadrukt de Code Buysse III het belang van de waarden binnen het familiebedrijf. Het is aan de familiale aandeelhouders om deze waarden uit te dragen en erop aan te sturen dat deze doorheen het familiebedrijf worden gerespecteerd. De meeste familiebedrijven hebben waarden die expliciet geformuleerd in een familiecharter.
Aandeelhouderschap
Vaak is het familievermogen verspreid over verschillende families of verschillende generaties. Niet zelden kiest men ervoor een holding met als doel het aandeelhouderschap en de overdracht van aandelen aan de volgende generaties te organiseren. Het oprichten van een holding biedt naast de fiscale voordelen ook continuïteit, lost van evoluties in de familie.
Het familieforum
Een familieforum is een bijeenkomst van familieleden. Het is platform voor communicatie, informatie en eventueel overleg over alle zaken die het familiebedrijf aangaan. Volgens de Code Buysse III is de oprichting van een familieforum nuttig zijn indien het aandeelhouderschap in handen is van meerdere familieleden of meerdere takken van de familie. Ook als er binnen één tak meerdere generaties bij de onderneming betrokken zijn zal een familieforum relevant zijn.
De Code wijst op het belang van goede afspraken. Zo is het nodig uitdrukkelijk af te spreken en vast te leggen wie deel uitmaakt van het familieforum en hoe het forum zal werken. Wordt er een voorzitter benoemd en zo ja, hoe? Welke thema’s komen aan bod? Wie krijgt welke bevoegdheid? Meestal komt het familieforum één of twee keer per jaar bijeen. Er zijn, naast formele besprekingen en presentaties, meestal ook ontspanningsmomenten met het oog op het bevorderen van de familiecohesie. Soms laat met de vergadering van het familieforum en de algemene vergadering van aandeelhouders samenvallen. In familiebedrijven met een klein aantal familiale aandeelhouders zal men geen familieforum opzetten. De eigenaars kiezen er eerder voor om de familie te berichten op een meer informele manier.
De familieraad
Een familieraad is een kleine groep familieleden of vertegenwoordigers van de familie die fungeert als het belangrijkste besluitvormingsorgaan van de familie ten opzichte van het bedrijf. Het is ook het belangrijkste communicatiekanaal tussen de familie en het bedrijf.
De aandeelhoudersovereenkomst
De aandeelhoudersovereenkomst is een uiterst belangrijk én noodzakelijk instrument voor familiale aandeelhouders. De Code Buysse III adviseert om in een aandeelhoudersovereenkomst de belangrijkste rechten en plichten die de relatie tussen de aandeelhouders te regelen. Daarnaast omvat de aandeelhoudersovereenkomst de modaliteiten bij uittreding of uitsluiting. De aandeelhoudersovereenkomst moet bepalingen bevatten over de samenstelling van de raad van bestuur en regelingen voor de overdraagbaarheid van aandelen, zoals meeneemrechten, uitstapvoorwaarden, calls, uitstapvensters enz. Een gangbaar mechanisme voor de overdracht van aandelen is de microliquiditeit. Dit mechanisme schept de mogelijkheid om een beperkt aantal aandelen tussen familieleden te verkopen en te kopen. Op deze wijze blijven de aandelen in de familie terwijl familieleden toch enige bewegingsvrijheid behouden.
Het familiecharter
De Code Buysse III beveelt aan dat de familie haar visie vastlegt in een familiecharter. Deze visie is een uitdrukking van de fundamentele overtuigingen en verwachtingen van de familieleden over het familiebedrijf, waaronder waarden en cultuur, belangrijke elementen van het ondernemingsbeleid, het nemen van risico’s en de betrokkenheid van familieleden bij het bedrijf.
Daarnaast verdient het aanbeveling dat de familie in het familiecharter een aantal basisregels vastlegt waarnaar de familieleden kunnen verwijzen. Een familiecharter, dat in tegenstelling tot de aandeelhoudersovereenkomst geen juridische waarde heeft, reflecteert het engagement van de familie. Het opstellen van een familiecharter gebeurt bij voorkeur “in tempore non suspecto”. Het is een interactief proces, idealiter met een externe begeleider. Eén het charter vastgelegd, is het de bedoeling dat dit voor langere tijd vastligt. De familie kan beslissen om bijvoorbeeld om de vijf jaar het charter te actualiseren en verfijnen waar nodig.
Meestal worden volgende elementen die in het familiecharter opgenomen:
– Familiewaarden met betrekking tot het familiebedrijf. Hierbij kiest met voor een drie- tot vijftal kernwaarden die de familie wenst te verankeren in de onderneming.
– Financiële doelstellingen. Deze houden in de risicobereidheid, het dividendenbeleid.
– Carrière in het familiebedrijf. Hier stelt men zich de vraag of familieleden kunnen werken in het bedrijf. Zo ja, in welke functies. Wat zijn de vereisten qua opleiding en ervaring? Wat is de aanstellingsprocedure? Zijn er voorrangsregels? Zijn er onverenigbaarheden? Wat met eventuele schoonfamilie?
– Communicatiekanalen en conflictoplossing: het familiecharter bevat gewoonlijk regels voor een vlotte communicatie tussen de verschillende organen op familie- en bedrijfsniveau, met inbegrip van procedures voor conflictoplossing. De Code Buysse III besteedt veel aandacht aan de communicatie en beveelt een regelmatig overleg aan (bijvoorbeeld minstens twee keer per jaar) tussen de familiale aandeelhouders en het bestuur/de directie. Het familieforum en de familieraad spelen hierbij een belangrijke rol.
Opvolging
De Code Buysse III vat de belangrijkste aanbevelingen van goed bestuur inzake opvolging samen: het is essentieel om het tijdig op de agenda te plaatsen en te zorgen voor een goede voorbereiding en een nauwgezette opvolging. De aanpak moet geprofessionaliseerd zijn. Het is raadzaam het beheer van het proces toe te vertrouwen aan de raad van bestuur en in het bijzonder aan zijn voorzitter. De raad van bestuur speelt een leidende adviserende rol te geven bij de beoordeling van kandidaten voor opvolging. Belangrijk voor succes is dat de opvolger sterke steun heeft binnen de bredere familiekring. De benoeming van een opvolger dient bij voorkeur worden goedgekeurd door de aandeelhouders. Dit om een maximaal draagvlak te bewerkstelligen en conflicten te voorkomen.
De Code Buysse III bij conflicten
Voor meer informatie omtrent de Code Buysse III bij conflicten of begeleiding bij het aanpakken van conflicten in het familiebedrijf, aarzel niet contact op te nemen.
Hilde Celeste De Jonge, Erkend Bemiddelaar FBC 2182.
hilde@de-ronde-tafel.be
Geef een reactie