Goed bestuur van de familie als aandeelhouder

Naast goed bestuur van de onderneming zelf, is het in een familiebedrijf zaak om ook aandacht te besteden aan het bestuur van de familie als aandeelhouder. De familiale aandeelhouder is immers een van de drie belangrijke actoren naast de raad van bestuur en het uitvoerend management. Dit betekent dat het succes van de onderneming ook afhangt van hoe de familie wordt bestuurd. En daar kunnen aan aantal bestuursinstrumenten zoals het familieforum, het familiecharter een belangrijke rol spelen.

Goed bestuur van de familie als aandeelhouder begin bij familiale waarden

De Code Buysse III legt veel nadruk op de definitie van gedeelde waarden, die de richting aangeven die moet worden gevolgd op alle niveaus van het familiebedrijf.  Familiale aandeelhouders zetten de toon aan de top. Dit wil zeggen dat zij de waarden communiceren en erover waken dat deze waarden ook leven binnen de organisatie.

Familiewaarden worden vaak gezien als de lijm die het bedrijf bij elkaar houdt en succesvol maakt op de lange termijn. Vaak zijn de familiewaarden verwoord in het familiecharter.  Ze dragen bij tot het creëren van een sterke bedrijfscultuur die gericht is op duurzame prestaties.

Het familiaal aandeelhouderschap kan zeer divers zijn. Soms is het familiebezit verdeeld over verschillende takken, verschillende families of verschillende generaties. Deze complexiteit leidt ertoe dat veel families een holding oprichten die tot taak heeft het aandeelhouderschap en de overdracht van aandelen aan de volgende generaties te organiseren. Naast de fiscale voordelen zorgt een dergelijke structuur ook voor de continuïteit van eigendom, onafhankelijk van veranderingen in de familie.

Het familieforum

Een familieforum is een bijeenkomst van familieleden die dient als platform voor communicatie en informatie. De oprichting van een familieforum kan nuttig zijn als het aandeelhouderschap in handen is van meerdere familieleden of meerdere takken van de familie. Of ook als het aandeelhouderschap binnen één tak verschillende generaties in verschillende hoedanigheden betrokken zijn bij het bedrijf; Dit kan zijn al dan niet actief in het bedrijf. Of al dan niet als aandeelhouder.

De Code Buysse III raadt aan goed te bepalen wie het recht heeft om deel uit te maken van het familieforum. En ook de bevoegdheden en beslissingsmechanismen vast te leggen. Het benoemen van de voorzitter. Of welke door het forum kan behandelen. In vele familiebedrijven heeft het familieforum vooral een functie om te informeren en te verbinden. Tijdens deze vergaderingen wordt belangrijk nieuws en evoluties met betrekking tot het familiebedrijf voorgesteld en besproken. En ook de “affectio societatis” aanwakkeren. Hiermee bedoelen we de interesse van de familie in het bedrijf stimuleren en levend te houden. Dit is uitermate belangrijk naar de volgende generatie toe.

De samenstelling van het familieforum is meestal zeer breed: het omvat alle familiale aandeelhouders van de verschillende generaties en kinderen boven een bepaalde leeftijd.

Het familiecharter bepaalt de regels voor lidmaatschap. De meeste familiefora komen één of twee keer per jaar samen en omvatten naast formele discussies en presentaties vaak ook verbindingsmomenten met één of andere leuke activiteit. Bestaat de familie uit slecht een klein aantal familiale aandeelhouders dan verloopt informatie en voorlichting op een meer informele manier.

De familieraad

Naast het familieforum is een ander belangrijk instrument de familieraad. Een familieraad is een kleine groep familieleden of familievertegenwoordigers die fungeert als het belangrijkste besluitvormingsorgaan van de familie ten opzichte van het bedrijf. Het is ook de belangrijkste communicatiekanaal tussen de familie en het bedrijf. De familieraad heeft een cruciale rol in het overbrengen van de verwachtingen van de familie-eigenaars aan de raad van bestuur, vooral als niet alle familietakken vertegenwoordigd zijn in de raad. De familieraad wordt normaal verkozen door het familieforum.

De familieraad wordt meestal beschouwd als het besluitvormingsorgaan van de familiale aandeelhouder. Het is zijn rol om te beslissen over aandeelhouderszaken: dividendbeleid, investeringsbeslissingen van de familie, risicobereidheid, liquiditeit, beloning van familieleden. In sommige gevallen heeft de familieraad een adviserende functie ten opzichte van de raad van bestuur: Het is de bedoeling dat de familieraad de mening van de familie verwoordt over belangrijke bedrijfsdossiers zoals investeringen, overnames, grote bedrijfsherstructureringen. De familieraad zorgt ervoor dat de familie met één stem spreekt.  De familieraad bestaat meestal uit vertegenwoordigers van de verschillende familietakken en komt één tot meermaals per jaar samen.

De aandeelhoudersovereenkomst

De aandeelhoudersovereenkomst is een belangrijk instrument voor familiale aandeelhouders.  De Code Buysse III adviseert om in een aandeelhoudersovereenkomst de belangrijkste rechten en plichten vast te leggen die de relatie tussen de aandeelhouders regelen, evenals de bepalingen die een eventuele scheiding van de partijen regelen.

De aandeelhoudersovereenkomst bevat regelingen voor de overdraagbaarheid van aandelen en bepalingen over de samenstelling van de raad van bestuur

Een veel voorkomend mechanisme voor de overdracht van aandelen in familiebedrijven is de microliquiditeit. Dit is de mogelijkheid om een beperkt aantal aandelen te verkopen en te kopen tussen familieleden. Microliquiditeit zorgt ervoor dat aandelen in de familie blijven, terwijl familieleden toch enige vrijheid behouden om over hun aandelen te beschikken.

Naast de aandeelhoudersovereenkomst beveelt de Code Buysse III aan dat de familie haar eigendomsvisie vastlegt in een familiestatuut. Deze visie is een uitdrukking van de fundamentele overtuigingen en verwachtingen van de familieleden over het familiebedrijf.

Dit omvat onder meer de familiewaarden en cultuur, belangrijke elementen van het bedrijfsbeleid, het nemen van risico’s en betrokkenheid bij het bedrijf. Daarnaast is het aan te raden dat de familie in het familiecharter een aantal basisregels vastlegt waarnaar de familieleden kunnen verwijzen. Het is goed om op te merken dat het familiescharter geen juridische waarde heeft (in tegenstelling tot de aandeelhoudersovereenkomst). Het is eerder een moreel engagement van de familie.

Loopbaan in het familiebedrijf

Loopbaanbeleid is een uiterst belangrijke component. De invulling kan sterk variëren tussen bedrijven. In sommige bedrijven is het aannemen van familieleden uitgesloten. Andere bedrijven staan dit wel toe, evenwel onder strikte voorwaarden. Het beleid bepaalt welke en hoeveel familieleden in het bedrijf mogen werken, voor welke functies en volgens welke procedure ze worden geselecteerd. Welk diploma is vereist? Is een eerste externe ervaring nodig voordat het familielid kan worden aangenomen? Hoe verloopt de selectie en aanwerving? Wie keurt deze goed? Wat is de rol van externe partners of onafhankelijke bestuurders hierin?

Het charter definieert ook vaak onverenigbaarheden. Zo kan een operationeel familielid niet tegelijkertijd lid zijn van de raad van bestuur, tenzij op directieniveau. Het is aan te bevelen om een objectieve beoordeling van de volgende generatie te organiseren om te evalueren of ze geschikt zijn voor een managementfunctie in het familiebedrijf. Daarbij houdt men rekening met criteria zoals waarden, talent, passie en opleiding.

Het is gebruikelijk dat het familiecharter een opleidingsbeleid opstelt voor familieleden. De opleidingen kunnen gericht zijn op de volgende generatie familieleden en op de huidige generatie  familieleden die al actief zijn als aandeelhouder of als lid van de raad van bestuur.  Nuttige thema’s zijn balansanalyse, juridische en financiële aspecten. Evenals duurzaamheid en klimaat.

Communicatie en conflictoplossing

Het familiecharter bevat meestal regels voor een vlotte communicatie tussen de verschillende organen op familie- en bedrijfsniveau, inclusief procedures voor conflictoplossing.  Dergelijke elementen zijn soms ook opgenomen in de aandeelhoudersovereenkomst. Het familiecharter is een intern document. Een aandeelhoudersovereenkomst is afdwingbaar tegenover derden).

De Code Buysse III besteedt veel aandacht aan de communicatie en de dialoog tussen de onderneming en haar aandeelhouders. Zo beveelt zij een regelmatig overleg aan van minstens twee keer per jaar tussen de familiale aandeelhouders en de raad van bestuur. Passende communicatie tussen familiale aandeelhouders is natuurlijk ook cruciaal. Het familieforum en de familieraad spelen hierbij een belangrijke rol.

De Code focust op eveneens conflicten tussen familieleden en adviseert een doortastende aanpak. Het bespreken van conflicten tussen familieleden eerder dan deze te vermijden, is essentieel. Conflicten die blijven bestaan, moeten snel en adequaat worden opgelost. Een belangrijke familiefiguur kan soms helpen om deze conflicten op te lossen. De tussenkomst van de voorzitter van de raad van bestuur of een erkend bemiddelaar kan hierbij helpen.

Contacteer Hilde Celeste De Jonge van De Ronde Tafel Bemiddeling.

Als Guberna Certified Director met jarenlange ervaring als Erkend Bemiddelaar in Ondernemingszaken en Sociale Zaken, staat zij u graag te woord.